Registrar Contas a Pagar e a Receber
Este guia ensina como gerenciar as entradas e saídas financeiras da oficina.
Contas a Receber
Contas a receber representam valores que clientes devem à empresa (vendas a prazo, serviços realizados, etc.).
Acessando
- No menu lateral, clique em Financeiro
- Clique em Contas a Receber
Nota: Muitas contas a receber são geradas automaticamente ao confirmar vendas ou alterar o status de ordens de serviço para "Aguardando Pagamento". Você só precisa criar manualmente quando for um recebimento avulso.
Criando uma conta a receber manualmente
- Clique em Nova Conta a Receber
- Preencha:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Tipo de Documento | Sim | Venda, OS, Manual, Renegociação |
| Valor Total | Sim | Valor da conta |
| Data de Emissão | Sim | Data de emissão |
| Cliente | Condicional | Obrigatório para Venda, OS e Renegociação. Opcional para Manual |
| Categoria Financeira | Condicional | Obrigatório para tipo Manual. Opcional para os demais |
| Condição de Pagamento | Não | Define as parcelas |
| Centro de Custo | Não | Para classificação gerencial |
| Tags Financeiras | Não | Etiquetas livres |
| Tipo de Juros | Não | Simples ou Composto |
| Taxa Mensal de Juros | Não | Percentual de juros ao mês |
| Taxa de Multa | Não | Percentual de multa |
| Carência de Juros (dias) | Não | Dias de carência antes de cobrar juros |
| Carência de Multa (dias) | Não | Dias de carência antes de cobrar multa |
| Observações | Não | Notas internas |
- Clique em Criar
Recebendo um pagamento
- Na listagem de contas a receber, localize a conta/parcela desejada
- Clique em Receber (ou no menu de ações)
- Preencha o formulário de recebimento:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Data do Recebimento | Sim | Data em que o pagamento foi recebido |
| Valor Principal | Sim | Valor principal sendo pago |
| Juros | Não | Valor de juros cobrado |
| Multa | Não | Valor de multa cobrado |
| Desconto | Não | Desconto concedido no ato |
| Conta Financeira | Sim | Em qual conta o dinheiro entrou (ex: Caixa, Conta Corrente) |
| Método de Pagamento | Sim | Como foi pago (Dinheiro, Pix, Cartão, etc.) |
| Tipo de Recebimento | Não | Normal, Perda, Renegociação |
| Observações | Não | Notas sobre o recebimento |
- Clique em Confirmar
Status das contas a receber
| Status | Significado |
|---|---|
| Aberto | Parcela não paga, dentro do prazo |
| Vencido | Parcela não paga, prazo vencido |
| Parcialmente Pago | Parte do valor já foi recebida |
| Pago | Totalmente quitado |
| Cancelado | Conta cancelada |
| Perda | Valor considerado como perda (inadimplência) |
| Renegociado | Substituído por nova negociação |
Contas a Pagar
Contas a pagar representam valores que a empresa deve a fornecedores ou terceiros (compras de peças, aluguel, salários, etc.).
Acessando
- No menu lateral, clique em Financeiro
- Clique em Contas a Pagar
Criando uma conta a pagar
- Clique em Nova Conta a Pagar
- Preencha:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Tipo de Documento | Sim | Compra, Despesa Fixa, Despesa Variável, Manual, Comissão, Folha de Pagamento |
| Descrição | Sim | Descrição da despesa |
| Valor Total | Sim | Valor da conta |
| Data de Emissão | Sim | Data de emissão |
| Fornecedor | Condicional | Obrigatório para Compra, Renegociação, Comissão. Opcional para os demais |
| Categoria Financeira | Condicional | Obrigatório para Manual e Folha de Pagamento. Opcional para os demais |
| Condição de Pagamento | Não | Define as parcelas |
| Centro de Custo | Não | Para classificação gerencial |
| Tags Financeiras | Não | Etiquetas livres |
| Tipo de Juros | Não | Simples ou Composto |
| Taxa Mensal de Juros | Não | Percentual de juros ao mês |
| Taxa de Multa | Não | Percentual de multa |
| Carência de Juros (dias) | Não | Dias de carência antes de cobrar juros |
| Carência de Multa (dias) | Não | Dias de carência antes de cobrar multa |
| Observações | Não | Notas internas |
- Clique em Criar
Efetuando um pagamento
- Na listagem de contas a pagar, localize a conta/parcela
- Clique em Pagar (ou no menu de ações)
- Preencha:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Data do Pagamento | Sim | Data em que o pagamento foi efetuado |
| Valor Principal | Sim | Valor sendo pago |
| Juros | Não | Juros pagos |
| Multa | Não | Multa paga |
| Desconto | Não | Desconto obtido |
| Conta Financeira | Sim | De qual conta o dinheiro saiu |
| Método de Pagamento | Sim | Como foi pago |
| Observações | Não | Notas sobre o pagamento |
- Clique em Confirmar
Atenção: Se a conta financeira selecionada não tiver saldo suficiente, o sistema exibirá um alerta. Você pode confirmar mesmo assim, mas o saldo ficará negativo.
Status das contas a pagar
Os mesmos status das contas a receber (Aberto, Vencido, Parcialmente Pago, Pago, Cancelado, Perda, Renegociado), mais:
| Status adicional | Significado |
|---|---|
| Pendente de Aprovação | Aguardando aprovação de um gestor |
| Aprovado | Aprovado para pagamento |
| Rejeitado | Pagamento rejeitado pelo gestor |
Dicas gerais
- Contas automáticas: Vendas confirmadas e OS com pagamento geram contas a receber automaticamente. Compras geram contas a pagar. Você não precisa criar manualmente nesses casos.
- Parcelas: Quando uma condição de pagamento é vinculada, o sistema gera as parcelas automaticamente com os vencimentos corretos.
- Juros e multa: Se configurados, são calculados automaticamente sobre parcelas vencidas.
- Estorno: Pagamentos recebidos ou efetuados podem ser estornados, revertendo a movimentação financeira.
Transferências entre Contas
Transferências permitem mover valores entre contas financeiras (ex: do Caixa para o Banco).
Acessando
- No menu lateral, clique em Financeiro
- Clique em Transferências
Criando uma transferência
- Clique em Nova Transferência
- Preencha:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Valor | Sim | Valor a transferir |
| Data | Sim | Data da transferência |
| Conta de Origem | Sim | De onde sai o dinheiro |
| Conta de Destino | Sim | Para onde vai o dinheiro |
| Descrição | Não | Observação sobre a transferência |
| Categoria | Não | Categoria financeira |
| Recorrente | Não | Se a transferência se repete |
- Clique em Criar
Dica: Se marcar como Recorrente, configure a Frequência (diária, semanal, mensal, etc.) e a Data Final da recorrência.
Adiantamentos
Adiantamentos são pagamentos antecipados de clientes ou a fornecedores.
Acessando
- No menu lateral, clique em Financeiro
- Clique em Adiantamentos
Criando um adiantamento
- Clique em Novo Adiantamento
- Preencha:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Tipo | Sim | Recebido (de cliente) ou Pago (a fornecedor) |
| Valor | Sim | Valor do adiantamento |
| Data | Sim | Data do adiantamento |
| Cliente/Fornecedor | Sim | A quem se refere |
| Conta Financeira | Sim | Conta onde foi recebido/pago |
| Método de Pagamento | Sim | Como foi pago |
| Descrição | Não | Observações |
- Clique em Criar
Dica: O adiantamento pode ser vinculado posteriormente a uma venda ou conta a receber/pagar, abatendo o valor já pago.